Bien accueillir un apprenti au coeur de sa structure : les 5 meilleures pratiques
Publié le 29 Octobre 2025 Par Com@oxytalis.com
Vous venez d’accueillir un apprenti, ou vous vous apprêtez à agrandir votre équipe ?
Accueillir un apprenti, ce n’est pas seulement intégrer un nouveau collaborateur, mais bien, accompagner un jeune dans son insertion professionnelle, lui transmettre une culture d’entreprise et lui offrir les conditions nécessaires pour s’épanouir.
Mais une intégration réussie ne s’improvise pas. Il faut se poser les bonnes questions : comment réussir son intégration, comment l’accompagner dans ses missions ?
Voici les 5 meilleures pratiques à mettre en place.
1.Préparer son arrivée : notre checklist
Avant l’arrivée de votre apprenti, vous êtes-vous posé cette question simple mais essentielle : quels sont les fondamentaux que tout collaborateur doit connaître pour évoluer au cœur de votre structure ?
Valeurs, méthodologies, rapport à la direction… cette question vous permettra de balayer tous les aspects importants de la vie en entreprise qui seront tout aussi essentiels à l’accueil de votre nouvelle recrue.
Nous vous avons préparé une checklist des meilleures pratiques à suivre pour préparer l’arrivée de votre apprenti :
Avant l’arrivée :
- Informez votre équipe de son arrivée, et du rôle qu’il occupera dans votre structure
- Mettez en place les outils nécessaires : accès aux logiciels, poste de travail, adresse mail. Il faut impérativement que l’apprenti puisse trouver sa place dès le premier jour, pour se sentir pris en compte et apaiser les inquiétudes. Il est également important de préparer le matériel adéquat pour qu’il puisse mener à bien ses missions lorsqu’elles le nécessitent (ordinateur puissant, caméra, etc.). Anticipez ces besoins pour pouvoir faciliter l’intégration.
- Réorganisez vos fichiers communs, pour faciliter la prise en main de l’apprenti (Google Drive, Notion, Trello, Sharepoint..) quels que soient vos outils organisationnels, il est important de pouvoir s’y retrouver facilement
Le jour J :
- Prévoyez un temps d’accueil de l’apprenti, pour lui présenter sa future équipe, les espaces communs, ainsi que son poste de travail
- Présentez-lui les fonctionnement internes de l’entreprise (comment rendre-compte à la direction, à qui poser des questions, etc.), ainsi que les valeurs à respecter au quotidien.
- Définissez ensemble des missions et des objectifs (pour la journée ou bien pour la semaine), pour que l’apprenti puisse se familiariser avec son nouvel environnement
- Prévoyez un moment pour répondre à ses interrogations, et l’encourager à poser toutes les questions nécessaires à sa bonne intégration
2. Trouver le bon équilibre entre guide et autonomie :
Accueillir un nouvel apprenti implique de lui donner la confiance nécessaire pour prendre ses marques, tout en lui offrant un cadre structuré pour qu’il ne s’y perde pas.
Commencez simplement avec une mission, et laissez-le expérimenter dans son nouvel environnement de travail. Son regard neuf sur l’entreprise peut vous permettre de recueillir des retours utiles sur l’organisation de votre structure.
Pour trouver cet équilibre entre guide et autonomie, nous vous conseillons d’être à l’écoute et de fixer des objectifs clairs et réalisables. Si votre secteur d’activité principal diffère du domaine de l’apprenti, prenez le temps d’expliquer vos besoins, et de construire des premiers objectifs ensemble. Ces objectifs doivent être ambitieux tout en restant accessibles, pour pouvoir susciter le challenge sans générer de frustration.
Optez pour un suivi régulier et définissez une fréquence satisfaisante. Si votre entreprise a instauré des réunions entre l’équipe, intégrez l’apprenti à celles-ci, pour qu’il puisse rapidement s’en imprégner et présenter ses avancées. Sinon, définissez un rythme de suivi suffisant pour rester informé de son travail. Mais rappelez-vous, que trop d’autonomie peut être déstabilisant, tout comme, trop d’accompagnement peut freiner la progression.
3. Maintenir le lien avec le centre de formation et suivi trinôme régulier :
En contrat d’apprentissage, vous vous inscrivez dans un trinôme : vous en tant que tuteur entreprise, l’apprenti, et son centre de formation. Ce lien vous accompagnera tout au long du contrat d’apprentissage et doit être entretenu fréquemment, car il permet d’assurer la qualité de cette année de formation.
Echangez pour connaître les modules enseignés :
Selon les thèmes abordés en formation, vous pourrez certaines fois approfondir les enseignements en y apportant une expertise d’entreprise complémentaire. D’autres fois, les compétences apprises en formation seront directement utiles à vos projets.Adaptez les missions aux temps forts de la formation :
Un examen, un projet, une période intense peuvent nécessiter d’alléger la charge de travail temporairement. Rester à l’écoute est essentiel pour ne pas surmener l’apprenti et lui permettre de rester performant tant à l’école qu’en entreprise.Encouragez la montée en compétences :
Si possible, proposez à votre apprenti de participer aux formations internes pour compléter son éventail de compétences, et développer sa relation de confiance pour de votre structure.Communiquez fréquemment pour identifier les problèmes avant qu’ils n’en deviennent un :
Qu’il s’agisse de difficultés liées au rythme d’alternance, à l’organisation des missions ou à l’intégration dans l’équipe, un échange régulier vous permettra d’anticiper les problématiques et de trouver les solutions appropriées rapidement. Dans le contexte du trinôme, chacun peut apporter son regard pour garantir un accompagnement plus équilibré et donc plus efficace.
4. Valoriser le travail de l'apprenti au travers des missions :
Contrairement à un stage prévu à cet effet, l’apprentissage ne doit pas être une période d’observation, il faut que l’apprenti puisse se responsabiliser, devenir autonome, et développer ses compétences.
Pour se faire, vous devez confier à votre apprenti des missions responsabilisantes, qui lui permettront d’atteindre des objectifs. D’une part elles contribueront non seulement au développement de votre structure, mais elles permettront aussi à l’apprenti de gagner en confiance et en autonomie, ce qui bénéficiera directement à votre organisation. Un collaborateur valorisé, c’est un collaborateur qui s’investira mieux au coeur de l’activité.
- Encouragez la prise d’initiative. En donnant la possibilité à un apprenti de proposer une nouvelle approche, de nouvelles idées, et en étant à l’écoute de celles-ci, vous incitez son implication au coeur de la structure.
- Reconnaissez ses réussites. Que ce soir lors d’un retour individuel ou en réunion, féliciter votre collaborateur, et accorder à son travail la visibilité qu’il mérite, nourrira sa motivation et son envie de redoubler d’efforts pour se dépasser.
5. Penser à l’après : préparer la suite pour l’apprenti et votre structure :
L’apprentissage peut-être une porte d’entrée vers une embauche en CDI ou CDD, pour vous, c’est l’opportunité d’économiser en coûts de recrutement. Car vous incorporez à votre équipe un collaborateur déjà formé et intégré à votre culture d’entreprise.
Même si l’embauche n’est pas envisageable immédiatement, il peut être intéressant pour votre structure de maintenir un lien avec le centre de formation de votre apprenti. Pour de futurs recrutements par exemple, faire part de vos besoins à l’école leur permettra de vous mettre en relation avec des profils qualifiés pour répondre à vos besoins.
Et si ça ne se passe bien ?
Même avec une bonne préparation, il peut arriver que vous rencontriez des difficultés. En tant que représentant d’une entreprise, il est important de savoir que des solutions existent à chaque étape.
Les contrats en apprentissage disposent d’une période d’essai de 45 jours. Pendant cette période, vous avez la possibilité de mettre fin au contrat sans grandes difficultés et pour plusieurs raisons : des attentes pas satisfaites, un accord mutuel, etc.
Au delà de cette période, vous devez vous rapprocher du centre de formation de l’apprenti pour échanger au sujet des solutions possibles sans que cette rupture ne soit contraignante pour l’apprenti ou pour votre structure. Vos interlocuteurs essaieront avec vous de trouver des réponses adaptées aux difficultés : ajustement des missions, accompagnement, réorientation vers un autre profil, etc.
Souvenez-vous, le contrat d’apprentissage s’inscrit dans un cadre. Le lien avec le centre de formation existe pour accompagner les difficultés et minimiser les risques pour votre structure et pour l’apprenti.
Oxytalis Campus accompagne tous types de structures dans le recrutement d’apprentis
Chez Oxytalis Campus, tous nos étudiants (hormis certains profils en reconversion) se forment en alternance. Nous leurs proposons ce modèle pour leur permettre d’acquérir des compétences et de l’expérience professionnelle. Ce dispositif, nous a permis d’accompagner des structures locales en tout genre (associations, TPE, PME…) dans des secteurs tout aussi diversifiés.
Nos équipes accompagnent les entreprises à chaque étape du recrutement d’un apprenti : de l’écoute de vos besoins, à la sélection d’un profil adapté, jusqu’au suivi régulier tout au long de l’année.
Pour en savoir plus et découvrir comment Oxytalis Campus peut vous aider à accueillir un apprenti dans votre structure, contactez-nous à tout moment via notre site internet ou par mail à charlotte@oxytalis.com.
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